LA SFIDA DEGLI HYBRID EVENTS: IL VIRTUAL KICK OFF DI TINEXTA CYBER

LA SFIDA DEGLI HYBRID EVENTS: IL VIRTUAL KICK OFF DI TINEXTA CYBER

EVENT: TINEXTA CYBER VIRTUAL KICK OFF

WHO: Tinexta Cyber

WHEN: 10 Giugno 2021 

HOW LONG: 1h 30min

WHAT: Hybrid Event (studio di registrazione virtuale e ospiti da remoto) 

Evento Ibridi, la bellezza di fare televisione.

Dopo aver messo in stand-by l’organizzazione degli eventi fisici causa pandemia e aver imparato a creare esperienze alternative con gli eventi virtuali, noi di Social Reporters abbiamo raccolto una nuova sfida: quella degli hybrid events

Gli eventi ibridi sono iniziative in cui la fisicità dell’evento tradizionale si combina alla virtualità dell’evento online, per creare qualcosa di nuovo e più coinvolgente. Questi eventi si svolgono all’interno di uno studio di registrazione, virtuale o reale, prevedono la presenza in loco di un presentatore/moderatore, relatori dal vivo e/o in remoto e soprattutto la partecipazione del pubblico tramite live streaming. 

A quali esigenze rispondono gli eventi ibridi?

Gli hybrid events non solo rispondono alle attuali esigenze di distanziamento sociale, ma con la loro struttura simil-televisiva garantiscono maggiore concretezza e spettacolarità rispetto agli eventi online, costi minori e un pubblico più ampio rispetto agli eventi tradizionali. Sono la soluzione perfetta per quelle realtà che desiderano realizzare eventi di alto profilo a budget contenuti. 

Questo è il tipo di evento che il 10 Giugno abbiamo prodotto per Tinexta Cyber.

Il Brief del Cliente per il primo Virtual Kick Off Aziendale

Partiamo dall’inizio. Tinexta Cyber è la nuova business unit del Gruppo Tinexta. L’azienda, nata lo scorso Ottobre, si pone come obiettivo quello di diventare il polo nazionale della cybersecurity, con soluzioni custom e proprietarie per la mitigazione e la governance dei rischi legati al comparto digitale. Un obiettivo ambizioso ma possibile grazie all’unione delle tre aziende che ne fanno parte: Swascan, Yoroi e Corvallis. 

Il Virtual Kick Off del 10 Giugno è stato fortemente voluto da tutto il management di Tinexta Cyber, desideroso di creare un’occasione di confronto con i dipendenti delle tre aziende, per parlare delle opportunità offerte dal settore della cybersecurity e dall’unione delle tre società, dando loro anche l’opportunità di esprimere dubbi, domande, riflessioni a riguardo.

Durante il primo assessment ci è apparso subito chiaro quanto l’iniziativa fosse delicata e importante per il cliente e cosa rappresentasse per l’intera azienda: unire tre team diversi sotto una sola bandiera non è mai semplice e il nostro Virtual Kick Off aveva il compito di facilitare questa transizione, rassicurando i dipendenti sul loro futuro all’interno di Tinexta Cyber. 

Con un intento così nobile, non potevamo che dedicarci anima e corpo all’organizzazione dell’evento perfetto

Organizzazione e Produzione

L’organizzazione di un hybrid event richiede un accurata pianificazione di tutti gli aspetti tecnici e logistici che ne fanno parte, un team di professionisti in grado di governare allo stesso tempo ospiti in presenza e ospiti da remoto, uno studio di registrazione attrezzato con le tecnologie migliori, una regia precisa e puntuale e un apparato creativo pronto a brandizzare qualunque elemento grafico per uno spazio virtuale a misura del cliente.

Il Virtual Kick Off di Tinexta Cyber, nello specifico, prevedeva una scaletta ricca di contenuti ma molto veloce, con ritmi serrati da rispettare, per evitare agli spettatori momenti di noia. Lo studio, allestito per l’occasione, ospitava il conduttore Arturo di Corinto, giornalista di Repubblica, e 4 ospiti d’eccezione: Marco Comastri, CEO di Tinexta Cyber, Enrico Del Sole, Marco Ramilli e Pierpaolo Iezzi, rispettivamente a capo di Corvallis, Yoroi e Swascan. Collegati da remoto, invece, otto rappresentati delle tre aziende, chiamati a intervenire su 3 diversi temi: le sfide del mercato e le strategie di Tinexta Cyber, la gestione delle risorse umane e la percezione dei dipendenti riguardo la fusione. L’ultimo di questi temi, il più importante, è stato affrontato tramite la creazione e il lancio di un Instant poll durante il live, per raccogliere a caldo le impressioni degli spettatori circa i temi affrontati, commentarle e dissipare eventuali preoccupazioni. 

L’organizzazione di questa iniziativa ha richiesto 3 settimane di inteso e oculato lavoro, comprensivo di:

  • realizzazione studio virtuale e grafiche brandizzate
  • creazione di una scaletta di regia
  • prove tecniche con i relatori da remoto
  • creazione dei contenuti 
  • prove tecniche e generali 

Un lavoro impegnativo, reso più semplice dal forte legame di collaborazione e reciproco sostegno creatosi con il reparto marketing e comunicazione del cliente con il quale abbiamo instaurato un’intesa immediata. La buona riuscita dell’evento ci ha sicuramente ripagati di tutti gli sforzi.

L’INTERVISTA AL CEO 

Il virtual Kick Off era ovviamente l’occasione perfetta per introdurre ai dipendenti delle tre aziende il nuovo CEO, Marco Comastri. L’idea del cliente era quella di riservare 5 minuti della scaletta alla sua presentazione, ma noi avevamo in mente qualcosa di diverso: una videointervista emozionale, per parlare al pubblico non solo dell’Ing. Comastri, ma anche e soprattutto di Marco, della sua vita e della sua storia; un modo per far conoscere l’uomo dietro il professionista

Per la realizzazione di questo contenuto, tre delle nostre specializzate reporters (un’autrice, una videomaker e una speaker) hanno lavorato braccio a braccio per la creazione di un format e di uno script adatti a raccontare in modo inedito il nuovo CEO.

Il risultato di questo lavoro è un’intervista itinerante, realizzata partendo da casa Comastri, dove Marco ci ha raccontato delle sue esperienze lavorative pregresse e della sua passione per la Cyber Secutiry. Lo abbiamo poi seguito in strada, verso il Castello Sforzesco, scoprendo che quello è uno dei suoi luoghi preferiti in tutta Milano e che ama andare in bici. Ci siamo infine diretti verso gli uffici di Tinexta e qui Marco ci ha raccontato delle infinite opportunità che attendono l’azienda e le persone che ne fanno parte, lanciando un messaggio di fiducia e ottimismo a tutti gli spettatori.  

Risultati dell’iniziativa 

La diretta è stata seguita da oltre 700 spettatori (stabili dall’inizio alla fine del program), con un alto numero di interazioni. Un risultato ragguardevole, ottenuto grazie a una scaletta simil-televisiva, dinamica e mai noiosa, alla viva conduzione del giornalista Arturo Di Corinto, allo spessore dei temi affrontati e alla realizzazione di un format interattivo che prevedeva l’attiva partecipazione del pubblico tramite Instant poll e Q&A

Vogliamo terminare questo articolo riportandovi qui una delle domande più belle ricevute proprio durante il Q&A: “Ci sarà occasione per incontrare dal vivo i colleghi delle altre aziende?”. 

Questa domanda ha emozionato un po’ tutti in regia, perché ci ha fatto capire di aver raggiunto l’obiettivo di questo Kick Off: tranquillizzare i dipendenti, trasmettere loro fiducia e entusiasmo per questa nuove avventura e per la nascita di una grande famiglia allargata, quella di Tinexta Cyber. 

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